V prvním článku na téma whistleblowing, který vyšel na našem blogu minulý měsíc, jsme přinesli shrnutí účelu nové právní regulace whistleblowingu v našem právním řádu.
V České republice stále chyběla komplexní právní úprava, která by ukotvovala ochranu oznamovatelů neboli tzv. whistleblowerů. Whistleblower je stávající nebo bývalý zaměstnanec organizace, který upozorní na nezákonné praktiky nebo na zneužívání moci u jeho zaměstnavatele. Touto komplexní úpravou je tak nový zákon o ochraně oznamovatelů, který podepsal prezident Petr Pavel dne 7. 6. 2023. Pokud má Vaše organizace více než 250 zaměstnanců, budete povinni například zavést interní systém pro whistleblowing již do 1. 8. 2023. Jaké další povinnosti vám jako organizaci neboli povinnému subjektu dle tohoto zákona nová právní úprava přináší, shrneme v této druhé části článku.
Přehled toho, kdo je povinným subjektem, jsme přinesli již v prvním článku na téma nového zákona o ochraně oznamovatelů. Povinné subjekty jsou definovány v § 8 Zákona. Jedná se o veřejné zadavatele podle zákona o zadávání veřejných zakázek, zaměstnavatele, kteří v uplynulém kalendářním čtvrtletí zaměstnávali v průměru nejméně 50 osob a orgány veřejné moci vykonávající působnost v určitých oblastech.
Jejich hlavní povinností je zavést vnitřní oznamovací systém:
· Povinné subjekty s více než 250 zaměstnanci jsou povinny vnitřní oznamovací systém zavést již k 1. 8. 2023.
· Subjekty s více než 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanci jsou pak povinny zavést vnitřní oznamovací systém do 15. 12. 2023.
Mezi další základní povinnosti povinných subjektů patří zejména určení příslušné osoby pro whistleblowing a pro činnosti příslušné osoby tak, jak jejich výčet přináší § 11 zákona o ochraně oznamovatelů. Povinný subjekt vytvoří podmínky pro to, aby mohla příslušná osoba řádně plnit všechny povinnosti dle zákona. Zejména zajistí, že pouze jím určená příslušná osoba bude mít přístup k podaným oznámení a nebude poskytovat údaje zjištěné z podaného oznámení dalším subjektům.
Dále dle zákona povinný subjekt zajistí možnost oznamovatele podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně, ústně nebo na žádost oznamovatele také osobně.[1] Povinný subjekt pak uveřejní informace důležité pro oznamovatele a to tak, aby byl umožněn dálkový přístup k těmto informacím. Mezi informace, které je povinný subjekt povinen takto zveřejnit patří:
· Informace o způsobu, jakým je u povinného subjektu možné podat oznámení (prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, ale také zveřejní informace, jak podat oznámení prostřednictvím ministerstva),
· Informace o příslušné osobě pro whistleblowing v organizaci (povinný subjekt uvede jméno osoby, její telefonní číslo, adresu elektronické pošty, jakoukoliv jinou adresu pro doručování),
· Informaci o tom, zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osob, které pro něj nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost.[2]
Jako povinný subjekt budete mít dále povinnost zajistit poučení všech příslušných osob o jejich právech a povinnostech. O tom, že jste toto řádné poučení příslušných osob provedli, je nutné sepsat písemný záznam.[3]
Povinný subjekt dbá na to, aby po podání oznámení došlo k jeho posouzení co do důvodnosti, dále aby byl oznamovatel vyrozuměn o tom, že bylo jeho oznámení u povinného subjektu příslušnou osobou přijato a musí být také vyrozuměn o výsledcích posouzení důvodnosti jeho podaného oznámení. Pokud je oznámení důvodné, je následně povinný subjekt povinen přijmout vhodná opatření k nápravě protiprávního stavu nebo předejití protiprávního vztahu, jehož hrozba vychází z podaného oznámení. Všechny tyto povinnosti pro něj vyplývají z § 9 zákona o ochraně oznamovatelů.
Příslušnou osobou ve Vaší organizaci nemůže být kterýkoliv zaměstnanec nebo osoba. Zákon klade na příslušnou osobu několik podmínek, které musí splňovat. Mezi tyto podmínky však nepatří požadavek na to, aby byla příslušná osoba zaměstnancem povinného subjektu nebo k němu byla v obdobném vztahu. Příslušnou osobou tak pro Vaši společnost může být i externí subjekt, zajišťující profesionální služby v oblasti ochrany oznamovatelů. Může se například jednat o zaměstnance advokátní kanceláře, která se specializuje na činnosti v této oblasti.
První požadavek, který zákon klade je, aby byla příslušná osoba fyzickou osobou. Příslušná osoba dále musí být zletilá (neboli starší 18 let) a musí být plně svéprávná.[4]
Příslušná osoba dále musí být osobou bezúhonnou. Bezúhonnou osobou se rozumí každá osoba, která nebyla pravomocně odsouzena pro úmyslný trestný čin s horní hranicí trestu více než 2 roky odnětí svobody nebo pro trestný čin spáchaný v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti. Dále je bezúhonná osoba osobou, která nebyla v posledních 5 letech pravomocně uznána vinnou z přestupků dle zákona o ochraně oznamovatelů.[5] Například z přestupku způsobeného tím, že odepřela přijetí oznámení oznamovatele, neposoudila jeho důvodnost, poskytla informace o totožnosti oznamovatele atd.[6]
Příslušné osobě dále plynou povinnosti dle tohoto zákona. Tou nejdůležitější je zachovávání mlčenlivosti a zákaz poskytnutí informací a údajů o totožnosti oznamovatele. Rovněž nesmí poskytnout informace a údaje, které jsou schopny zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení.[7]
Výčet dalších povinností příslušné osoby nalezneme v § 11 zákona o ochraně oznamovatelů. Jedná se o taxativní výčet činností, které příslušná osoba vykonává. Příslušná osoba tak dle tohoto zákona:
· přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému,
· navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h),
· plní pokyny povinného subjektu, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti podle tohoto zákona,
· postupuje při výkonu své činnosti podle tohoto zákona nestranně.[8]
Pokud ve Vaší organizaci dojde k podání oznámení, osobou oprávněnou k přijmutí oznámení, jeho posouzení a navrhnutí opatření k nápravě nebo předejití protiprávního vztahu, je příslušná osoba.
Postup, dle kterého se příslušná osoba po podání oznámení řídí, nalezneme v § 12 zákona o ochraně oznamovatelů. Příslušná osoba musí splnit postupně v přímé návaznosti na sebe následující kroky:
1) O přijetí oznámení vyrozumí do 7 dní oznamovatele (pokud oznamovatel výslovně nepožádal, aby nebyl vyrozumíván nebo pokud by vyrozuměním došlo k prozrazení identity oznamovatele).
2) Provede posouzení důvodnosti oznámení do 30 dní od jeho přijetí. O výsledcích posouzení písemně informuje oznamovatele. Příslušná osoba oznamovatele také informuje v případě, kdy během posouzení důvodnosti dojde k závěru, že se nejedná o oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů. Je-li oznámení vyhodnoceno jako nedůvodné, příslušná osoba i o tomto písemně vyrozumí oznamovatele.
3) Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba povinnému subjektu navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.
4) Povinný subjekt přijme opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu, které navrhla příslušná osoba. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření.[9]
5) Příslušná osoba vede evidenci přijatých oznámení. Evidují se informace o datu přijetí oznámení, údajích, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, shrnutí obsahu oznámení, datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení, výsledky posouzení důvodnosti oznámení.
6) Samotná oznámení příslušná osoba eviduje po dobu 5 let od jejich přijetí prostřednictvím oznamovacího systému.
Samotný zákon dále upravuje jak kontrolu nad dodržováním povinností povinných subjektů dle zákona o ochraně oznamovatelů, tak přestupky, kterých se osoby mohou v kontextu zákona o ochraně oznamovatelů dopustit.
Výkon kontroly nad dodržováním povinností je rozdělen do dvou kategorií. Kontrolu nad povinnými subjekty, kterými jsou zaměstnavatelé, právnické osoby, u kterých jsou vykonávány veřejné funkce, a fyzické osoby vykonávající veřejné funkce vykonávají orgány inspekce práce. U ostatních povinných subjektů vykonává kontrolní činnost Ministerstvo spravedlnosti.[10]
Zákon stanovuje jeden přestupek, kterého se může dopustit fyzická osoba, a to je podání vědomého nepravdivého oznámení.[11] Za tento přestupek hrozí pokuta do 50 000 Kč.[12] Jedná se o opatření, kterým se má zabránit zneužívání ochrany poskytované oznamovatelům. Samozřejmě právo fyzické osoby na podání oznámení žádným způsobem neomezuje nebo nevylučuje fakt, že byla osobě dříve uložena pokuta a spáchání tohoto přestupku.
Další skupinou přestupků jsou přestupky příslušných osob. Zde je přestupkem například odepření přijetí oznámení nebo neposouzení jeho důvodnosti, nevyrozumění oznamovatele o výsledcích posouzení důvodnosti, porušení povinnosti mlčenlivosti.[13] Za některé z těchto přestupků hrozí příslušné osobě pokuta až ve výši 100 000 Kč.[14]
Mezi přestupky povinných subjektů řadí zákon nejen vystavení oznamovatele odvetnému opaření, ale také například neurčení příslušné osoby, nezajištění možnosti fyzických osob podat oznámení, neuveřejnění stanovených informací, nezajištění vhodných opatření k nápravě, nesplnění opatření k nápravě a další.[15] Za tyto přestupky hrozí povinnému subjektu pokuta v některých případech až ve výši 1 000 000 Kč.[16]
Přestupku se však můžete dopustit i pokud nejste oznamovatelem, příslušnou osobou nebo povinným subjektem dle tohoto zákona, a to například tak, že budete bránit oznamovateli v podání oznámení, vystavíte oznamovatele odvetnému opatření nebo umožníte, aby byli oznamovatelé odvetnému opatření vystavení.[17] Opět se pokuty za některé z těchto přestupků mohou vyšplhat až do výše 1 000 000 Kč.
Takovým sazbám se nejlépe vyhnete, pokud v rámci Vaší společnosti včas implementujete funkční oznamovací systém, zvolíte příslušnou osobu, kterou řádně proškolíte a oznámení zaměstnanců nebudete brát na lehkou váhu. S právní dokumentací, zavedením systému i postupem při přijetí oznámení Vám rádi pomůžeme!
Photo by Firmbee.com on Unsplash
[1] § 12
[2] § 9
[3] § 9
[4] § 10
[5] § 10
[6] § 24
[7] § 20
[8] § 11
[9] § 12
[10] § 22
[11] § 23
[12] § 23
[13] § 24
[14] § 24
[15] § 26
[16] § 26
[17] § 27
Adéla Provázková pracovala v Cisek na pozici vedoucí právní asistentky.
.svg){kind=icon}
.svg){kind=icon}
